Organizador / Organizadora de Eventos

¿Qué es un Organizador de Eventos?

Un organizador de eventos (también conocido como planificador de reuniones o convenciones) es alguien que coordina todos los aspectos de reuniones y eventos profesionales. Ellos a menudo eligen ubicaciones para reuniones, organizan el transporte y coordinan otros detalles.

¿Qué hace un organizador de eventos?

Un organizador de eventos suele hacer lo siguiente:

• Reúnirse con los clientes para entender el propósito de la reunión o evento.
• Planificar el alcance del evento, incluyendo el tiempo, la ubicación, el programa y el costo.
• Solicitar ofertas de lugares y proveedores de servicios (por ejemplo, floristas o fotógrafos).
• Trabajar con el cliente para elegir dónde celebrar el evento y quién contratar por servicios.
• Inspeccionar los lugares para asegurarse de que cumplen con los requisitos del cliente.
• Coordinar servicios de eventos tales como habitaciones, transporte y servicio de comida.
• Conferir con el personal en el lugar para coordinar detalles.
• Supervisar las actividades del evento para asegurar que los asistentes y el cliente estén satisfechos.
• Revisar facturas de eventos y aprobar pagos.

Ya sea una boda, una conferencia educativa o una convención de negocios, las reuniones y los eventos reúnen a las personas para un propósito común. Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos trabajan para asegurar que este propósito se logre sin problemas. Coordinan cada detalle de los eventos, de principio a fin. Antes de una reunión, por ejemplo, un organizador se reunirá con los clientes para estimar la asistencia y determinar el propósito de la reunión. Durante la reunión, se ocupa de la logística de la reunión, como el registro de huéspedes y la configuración de equipos de audio o visual para los oradores. Después de la reunión, encuesta a los asistentes para averiguar qué temas les interesan más.

Los planificadores de eventos también buscan sitios potenciales para reuniones, tales como hoteles y centros de convenciones. Ellos consideran el alojamiento y servicios que la instalación puede proporcionar, lo fácil que será para la gente para llegar allí, y las atracciones que la zona que rodea tiene para ofrecer. Más recientemente, los planificadores también consideran si una reunión en línea puede lograr los mismos objetivos que una reunión cara a cara.

Una vez que se selecciona una ubicación, los planificadores organizan el espacio para reuniones y los servicios de apoyo. Por ejemplo, negocian contratos con proveedores para proveer comidas para los asistentes y coordinan los planes con el personal en el sitio. Organizan oradores, entretenimiento y actividades. También supervisan las finanzas de reuniones y convenciones. El día del evento, los planificadores pueden inscribir a los asistentes, coordinar el transporte y asegurarse de que las salas de reuniones estén configuradas apropiadamente.

¿Cómo es el lugar de trabajo de un organizador de eventos?

Los organizadores de eventos pasan la mayor parte de su tiempo en oficinas. Durante las reuniones y eventos, por lo general trabajan en el sitio ya sea en hoteles o centros de convenciones. Viajan regularmente para asistir a eventos que organizan y para visitar sitios de reuniones, a veces en lugares exóticos alrededor del mundo. Los organizadores colaboran regularmente con clientes, trabajadores y asistentes a reuniones.

El trabajo de los organizadores de reuniones, convenciones y eventos puede ser rápido y exigente. Los organizadores supervisan muchos aspectos del evento al mismo tiempo, enfrentan numerosos plazos y orquestan las actividades de varios grupos diferentes de personas.

La mayoría de los organizadores de eventos trabajan a tiempo completo. Además, muchos están obligados a trabajar horas largas e irregulares en el tiempo previo a un evento importante. Durante reuniones o convenciones, los organizadores pueden trabajar días muy largos, comenzando temprano en la mañana y trabajando hasta tarde en la noche. A veces, deben trabajar los fines de semana.